Mieux gérer son temps avec la méthode GTD

Aujourd’hui, malgré les avancées technologiques et la multiplication des outils de communication, on a de plus en plus du mal à gérer son temps. Est-il possible d’être plus efficace au travail sans avoir à faire des longues heures au bureau et de consacrer du temps à ses loisirs et à sa famille ?

La réponse est oui ! Mais à condition que vous mettiez en place une nouvelle organisation  structurée et efficace au travail comme à la maison. Après avoir essayé différentes méthodes de gestion du temps, j’ai été séduit par la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. 

Après avoir lu son ouvrage, j’ai d’abord appliqué sa méthode à la maison. En effet, c’est souvent plus facile de tenter quelque chose à la maison car vous avez moins de contraintes. Vous devez généralement convaincre votre conjoint et vos enfants, ça fait toujours moins de monde que sur son lieu de travail car vous avez beaucoup plus d’interlocuteurs.  Par ailleurs, la mauvaise organisation de certains de vos collègues peut avoir un impact sur votre propre gestion du temps.

Les résultats que j’ai eu à la maison m’ont incité à adapter cette méthode sur mon lieu de travail en utilisant les outils dont je disposais : Outlook, OneNote, un bloc-notes A4 et mon blackberry.

La méthode GTD s’appuie sur 5 étapes que je vais décrire ci-dessous en prenant comme exemple ce que j’ai fait au travail.

1) Collecte

Le but ici est d’identifier les différentes boîtes d’entrées où sont listées les tâches à faire, les actions commencées mais non terminées, de les centraliser à un endroit unique pour éviter les redondances. Dans mon cas, au travail j’avais plusieurs to do list :

·         Ma boite de réception des emails dans Outlook comprenant des mails FYA (For Your Action) pour lesquelles, je n’avais pas inscrit la prochaine action

·         Ma « To do list » dans les « tâches » Outlook : listes fourre-tout non classées par catégorie

·         Plusieurs fichiers excel de suivi de projet  (roadmap projet)

·         Des fichiers MS Project

·         Des post-it collés sur mon écran d’ordinateur sur lesquels j’avais noté des actions

·         Des comptes-rendus de réunions sur mes cahiers (j’en ai en effet plusieurs) avec des actions non recensées

C’est la phase la plus longue mais aussi la plus importante. Tant que vous n’aurez pas centralisé toutes vos prochaines actions dans un endroit unique, ne vous lancez pas dans les étapes suivantes car vous allez inévitablement oublier d’exécuter des actions qui sont planquées dans ces listes que vous ne regardez pas régulièrement.

Cette phase peut être plus ou moins longue. Si vous avez 600 emails dans votre boîte de réception Outlook que vous n’avez pas classé, vous allez passer pas mal de temps dans la phase de collecte. Pour remettre les compteurs à zéro, vous pouvez choisir de venir 1h plus tôt au travail ou partir 1h plus tard si vous le pouvez car c’est toujours mieux de collecter sans être dérangé. Sinon, vous pouvez aussi le faire entre 12h et 14h en prenant un sandwich.

Pour ma part, j’ai opté pour l’onglet « Tâches d’Outlook » pour centraliser mes prochaines actions car cela me permet d’avoir accès à ces listes sur mon blackberry et de pouvoir synchroniser ces actions avec d’autres applications comme OneNote. L’intérêt d’avoir tous ces tâches recensées sous format électronique est double :

·         D’abord, cela permet d’effectuer des recherches par mots-clés. Ce qui est très pratique quand on ne sait pas où on a classé la tâche

·         Deuxièmement, on peut paramétrer des rappels dans ces outils afin de ne pas oublier d’exécuter telle ou telle tâche.

2)  Process

Maintenant qu’on a listé le backlog des tâches en suspens, l’idée est d’éviter d’en créer un nouveau ! Eh oui, il ne suffit pas de vider la baignoire, il faut trouver la cause profonde pour éviter qu’elle se remplisse à nouveau. Pour cela, il est important de traiter les flux entrants pour que rien ne passe à la trappe.

Le workflow préconisé par David Allen est à la fois simple et redoutablement efficace.

Les principaux bénéfices :

• Une boîte réception vide (dans Outlook ou ailleurs) car vous aurez supprimé une bonne partie des flux entrants inutiles
• Capter plein de bonnes idées.  Comme le dit le proverbe : « Les paroles s’envolent mais les écrits restent », en notant dans une liste «Un jour/Peut-être », vous n’allez plus laisser s’envoler les bonnes idées
• La règle des 2 minutes. Mine de rien, cette règle permet d’abattre un travail impressionnant et de faciliter la vie de vos collègues qui n’ont pas besoin de vous relancer pour des tâches insignifiantes

3) Structurer des listes par contexte

Pour ma part, j’utilise les listes suivantes (on peut les paramétrer dans Outlook comme catégories):

@Holidays : tâches à faire pendant les vacances
@Home : tâches à effectuées à la maison
@Lunch : déjeuner à planifier
@Phone : tous les appels que je dois passer
@Shopping : listes des courses au Leclerc, Ikea…
@Someday/Maybe : un véritable incubateur d’idées !
@Waiting for : toutes les personnes qui doivent me revenir sur quelque chose

@Work : nom d’un immeuble (car je suis sur plusieurs sites)
@Mail : tous les mails que je dois envoyer

Ne multipliez pas le nombre de catégories. Je me tiens à 10 catégories au maximum. Vous pouvez créer des sous-listes. Par exemple, dans @Shopping, j’ai une tâche « @Ikea, @Leclerc… »

Certains préfèrent utiliser OneNote ou Evernote qui permettent d’affecter plusieurs catégories à une tâche en distinguant :

-          Le lieu : @Where

-          Le moment : @When : Now / @When : Later

-          La personne : @Who :Votre N+1 etc…

Ces applications permettent de gérer vos listes selon l’endroit où vous vous trouvez,  selon la priorité ou selon la personne pour laquelle vous devez faire quelque chose.

4) Revue périodique

Tous les matins, je regarde pendant 15 min:

·         Mon calendrier : les réunions auxquelles je dois participer, les deadlines à respecter

·         Ma boîte de réception Outlook pour voir s’il y a un email urgent auquel je dois répondre. J’en profite aussi pour la vider

·         Mes tâches dans Outlook classées par contexte

Une fois par semaine, le vendredi de 14h à 15h, je revois l’ensemble de mes listes afin :

• De lister des nouvelles actions non recensées jusqu’alors
• De nettoyer mes listes car certaines actions peuvent avoir été réalisées sans mon intervention (et oui, ça arrive parfois)
• De planifier la semaine suivante

5) Do!

As we should practice what we preach, je m’efforce d’exécuter tous les actions classées par contexte. En effet, la force de cette méthode est qu’elle nous pousse à vider nos listes en exécutant les tâches.

Pour éviter d’être sans cesse dérangé, j’ai désactivé tous les pop-up indiquant des nouveaux emails. Je vide régulièrement ma boîte de réception le matin, à midi et le soir et j’y jette un coup d’œil de temps en temps. J’arrive du coup à me focaliser sur des tâches qui demandent plus de concentration sans être interrompu.

Pour aller plus loin :

http://www.amazon.fr/Sorganiser-pour-r%C3%A9ussir-Getting-Things/dp/2848992093/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1374068143&sr=1-1&keywords=gtd